• Arti Hannoe

10 tips om je mailbox te organiseren

Bijgewerkt op: 17 nov 2019


Altijd georganiseerd blijven als zelfstandig ondernemer is niet altijd even makkelijk. Waar let jij, als ondernemer op bij het organiseren van je postvak?


Er bestaan diverse mogelijkheden voor het orderen van de postvak. Speciaal software, je eigen systeem of erg hip en trendy het inhuren van een virtueel assistent. De diverse mogelijkheden zijn beschikbaar, het gaat er uiteindelijk om wat de ondernemer tot zijn beschikking heeft. Voor een beginnende ondernemer zal het inhuren van een assistent niet van toepassing zijn. Dus heb ik voor jouw tips voor het orderen van je postvak.


Hoe houdt jij je postvak overzichtelijk? Ik was een hoarder, dus bewaarde ik alles. Het gehele mailarchief (per jaar), excel files en wat ik (vooral ik) belangrijk vond bewaarde ik. Inmiddels heb ik mijn hoarder gewoontes afgeleerd en heb ik meer inzicht gecreëerd in mijn eigen bewaartechnieken.


Bewaartechniek/tips email archief:

1. Bewaar niet je oude emails. Indien je een oude email moet bewaren, archiveer je de complete discussie. (Een email discussie zijn alle email's van één onderwerp samengevoegd in één email. (discussie inleiding).

2. Bewaren van emails voor een emailadres. Niet nodig, sla het mailadres op in de contacten overzicht. Het contacten overzicht ofwel contactpersonen kan je vergelijken met de alledaagse visitekaartjes.

3. Grote bestanden kan je bewaren op je computer, USB stick of externe schijf.

4. Geef voor de voor jouw belangrijke personen een eigen postvak. Met een simpele regel kan je ervoor zorgen dat de mailing ook in hun postvak terecht komt (regel aanmaak).

5. Ohja! Maak regels aan voor de taken die je geautomatiseerd wilt hebben. Een leuk voorbeeld is punt 4.

7. Vlag, ookwel opvolgen genoemd de belangrijke emails, zodat je deze met spoed kunt behandelen (opvolg).

8. Maak gebruik van de kleurcodes. Zo kan je alle mailing in één keer terug vinden. Je koppelt het desbetreffende email aan een kleur. Dit kan handig zijn voor een evenement of onderwerp (kleurcodes).

9. Cijfercodes gebruiken. Koppel een cijfercode aan een bepaald onderwerp, een voorbeeld kan zijn 01. te behandelen. De 01. kan dan in elke submap worden aangemaakt en is het altijd een te behandelen. In combinatie met een vlag/opvolging kan je bijhouden wat de status is.

10. Postvak voor één maand bewaren. Zo houdt je de postvak overzichtelijk. De belangrijke mailing heb je al ingedeeld en opgeborgen en is dus alleen het meest recente in je postvak.


Mijn top 10 tips voor het organiseren voor de postvak.

Wil je wat meer informatie over de mogelijkheden van het inzetten van een VA? Neem dan contact op voor meer informatie. Lieve groet, Arti



(ps: deze tips zijn alleen van toepassing op office365, dus een outlook postvak. Een top 10 voor een macbook volgt)


#organisatie #werken #cloud #opslaan #archief #outlook #office365

8 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven